Gerade jetzt, da so viele von uns im Homeoffice sind und uns der direkte Austausch mit unseren Mitmenschen, Kolleginnen, Kunden oder Mitarbeiterinnen fehlt.
Ralf, Simones Kollege, schreibt kurze knackige Mails. Er schreibt gleich drauf los, nutzt keine persönliche Anrede zu Beginn einer Mail, verzichtet auf die Grußformel am Ende. Simone grüßt in jeder Mail persönlich, überlegt jeden Satz mehrfach, ob sie den so schreiben kann oder lieber so. Gerne fügt sie noch ein paar persönliche Zeilen dazu. Sie beendet ihre Mails mit einer Grußformel.
Ralf ist total genervt von Simones Mails, weil er immer so viel zu lesen hat, bevor er an das eigentliche Thema kommt. Simone ist total genervt von Ralf, weil er in ihren Augen unhöflich ist und auf ihre Anliegen nicht eingeht.
Kein Problem denkst du jetzt vielleicht? Doch ist eins. Denn die beiden arbeiten zusammen und zwar nicht nur in einer Firma oder Abteilung, sondern ganz konkret in einem Projekt und an einer gemeinsamen Aufgabe. Lediglich der Arbeitsort ist weit entfernt von einander, so dass Emails ein wesentlicher Bestandteil ihrer Kommunikation sind.
Beide sind total genervt von einander. Sie nehmen bewusst oder auch unbewusst die Gefährdung der gemeinsamen Aufgabe in Kauf.
Kommunikation findet heute gerade im Büro vermehrt im virtuellen Raum statt. Das erlebst du zur Zeit vermutlich besonders intensiv.
Inzwischen verfügen wir über Chats, Ticketsysteme, E-Mails, begrenzte Zeichenfelder, Vorgegebene Drop-Down-Auswahlmenüs. Bei vielen Online-Anbietern fällt inzwischen die Möglichkeit des direkten Kontakts weg.
Dagegen bekommst du eine Auswahl von Artikeln, mit dem Vermerk: "Auch hilfreich für viele unserer Kunden sind diese Themen/Fragen. FAQs sind ein Dauerbrenner und Chat-Bots haben längst den Mensch abgelöst.
Und trotzdem findet Kommunikation statt. Und Konflikte entstehen.
Auch wenn solche Konflikte nicht direkt ausgetragen werden, also von Angesicht zu Angesicht, so haben sie doch einen entsprechende Wirkung. Ärgern wir uns dauerhaft über jemanden oder sein Verhalten, belastet das die Beziehung. Auch wenn diese Person weit weg von uns entfernt ist. Und wenn wir mit dieser Person gemeinsame Aufgaben erledigen, wird es auf lange Sicht immer schwieriger diese zu erledigen, weil immer wieder der Ärger mitschwingt.
Es gibt viele Firmen, die an verschiedenen Standorten angesiedelt sind. Dadurch sind auch Teams und Aufgaben auf verschiedene Standorte verteilt. Erschwert wird diese Verteilung in manchen Fällen durch Zeitverschiebung oder kulturelle Unterschiede.
Kommunikation findet heute vermehrt auf indirekten Wegen statt. Klar sind wir es gewohnt per Mail, Telefon, Messenger oder Social Media zu kommunizieren. Gleichzeitig sehen wir unsere Gesprächspartner nicht mehr. Es fehlt uns die Körpersprache, Mimik, Gestik und Stimme, über die wir im direkten Gespräch eine Menge Informationen erhalten.
Wie kann Kommunikation weiterhin verbindend bleiben, auch wenn wir vermehrt diese Wege des Austauschs nutzen?
Ich habe 8 Tipps für dich zusammen gestellt, wie du künftig auch auf virtuellen Wegen reibungsfrei, effizient und verbindend mit deinen Kolleginnen oder Kunden kommunizieren kannst.
Die Anrede: Verwende immer eine Anrede. Das kann vom förmlichen "Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr" bis zum informellen "Hi"
gehen. Überlegen dir, wie du gerne in diesem Kontext angesprochen werden möchtest und was zu dir passt.
Der Name: Verwenden den Namen deines Gesprächspartners. Denn im direkten, persönlichen Kontakt würdest du ihn vermutlich auch mit Namen ansprechen.
Am Telefon: Das selbe gilt übrigens auch fürs Telefon. Auch wenn du an der Nummer schon erkennst, wer dich da gerade anruft. Melde dich mit deinem Namen oder sprich die anrufende Person ebenfalls mit Namen an. Das wirkt verbindend.
Smalltalk in E-Mails: Ich persönlich finde, dass es durchaus legitim ist, auch in E-Mails etwas Smalltalk einfließen zu lassen. Da reicht ein Satz
wie z.B. "Und wie ist das Wetter bei Euch?" oder "Hatte ne kurze Nacht, brauche noch einen Kaffee, um wach zu werden". Damit gibst du etwas von dir preis. Bist du ein ein
Morgenmuffel, trinkst du lieber Tee oder Kaffee? Die andere Person erfährt etwas mehr über dich. Das stärkt die Beziehung und baut Vertrauen auf.
Die Nachricht (1): Beziehe dich in deiner elektronischen Korrespondenz auf das was, der andere dir mitgeteilt hat. Damit er weiss, du hast es zur
Kenntnis genommen. Wenn du in deinen Worten nochmals kurz zusammen fasst, was du "gehört" bzw. gelesen hast, dann schaffst du die beste Voraussetzung.
Die Nachricht (2): Halte dich kurz und vermeide lange Schachtelsätze. Pro Satz eine Aussage. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass dein Lesepartner deine Nachricht so liest, wie du es dir wünschst.
Grußformel: Bitte verabschiede dich auch in Ihren Mails. Du hast die Wahl vom formellen "Mit freundlichen Grüßen" bis hin zum informellen
"ciao". Gib deiner Lesepartnerin die Klarheit, dass du diese Mail beendet hast.
Persönlicher Kontakt: Greife dennoch so oft es geht zum Telefonhörer oder sprich direkt mit deinen Kollegen. Manchmal sind diese nur eine Tür entfernt. Über Stimme, Mimik und Gestik bekommen wir so viel mehr von unseren Mitmenschen mit, so dass es leichter ist die Beziehungsebene zu pflegen.
Auch wenn du elektronisch, digital oder virtuell kommunizierst, dein Gesprächspartner ist und bleibt ein Mensch.
Ralf und Simone übrigens haben irgendwann darüber gesprochen. Simone konnte Ralf sagen, dass sie es unhöflich findet, wenn sie in den Emails nicht persönlich angesprochen wird und Ralf auf ihre Themen und Anliegen nicht eingeht. Ralf konnte ihr sagen, dass es ihm immer viel zu viel zu lesen ist und er sich kürzere Mails wünscht.
Seitdem telefonieren Ralf und Simone mehr mit einander. Wenn sie sich schreiben, dann mit kurzen informellen Anrede- und Grußformeln. Ralf bezieht sich kurz auf Simones Themen und Simone schreibt dafür weniger Privates.
Die Beziehungsebene ist wieder im Gleichgewicht. Beide haben jetzt die Sicherheit, sich auf der Sach- und Arbeitsebene durchaus kontrovers austauschen, ohne dass die Beziehung darunter leidet.
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